Recruitment uitbesteden: wanneer het helpt en wanneer niet
Recruitment uitbesteden klinkt als een simpele keuze: je hebt te weinig handen, dus je haalt ze van buiten. Soms is dat precies goed. Maar even vaak zie ik organisaties die uitbesteden wat ze beter zelf hadden kunnen oplossen, of die de verkeerde vorm kiezen voor hun situatie.
Dit artikel helpt je de keuze te maken. Welke vormen er zijn, wanneer uitbesteden werkt, en welke vragen je moet stellen voor je tekent.
Wat recruitment uitbesteden eigenlijk betekent
Uitbesteden is een verzamelnaam. Het kan betekenen dat een bureau één vacature voor je invult. Het kan betekenen dat een externe partij het hele wervingsproces overneemt. En het kan betekenen dat iemand tijdelijk in je team meedraait.
Die drie vormen lijken op elkaar, maar werken heel verschillend. Wie ze door elkaar haalt, kiest vaak een oplossing die niet past bij het probleem. Daarom eerst de vormen op een rij.
De drie vormen van uitbesteden
1. Een bureau per vacature
De bekendste vorm. Je geeft een vacature uit handen aan een bureau, dat kandidaten aanlevert tegen een tarief per plaatsing.
Dit werkt goed voor een enkele specialistische rol die je zelf niet kunt vullen. Het werkt slecht als structurele oplossing: elke vacature begint opnieuw, de kennis blijft bij het bureau en de kosten lopen per plaatsing op.
2. Het hele proces overdragen
Bij deze vorm, vaak recruitment outsourcing of RPO genoemd, neemt een externe partij je werving grotendeels over. Van intake tot aanbod, voor een vast maandbedrag.
Dat kan werken bij grote volumes met een vast proces. Het vraagt wel dat je eigen proces al helder is. Een externe partij kan een werkend proces overnemen, maar zelden een kapot proces voor je repareren.
3. Een interim specialist in je team
Een interim recruitment specialist werkt een aantal dagen per week in je team mee. In jullie naam, met jullie systemen en jullie werkwijze.
Het verschil met de eerste twee vormen: deze persoon bouwt iets op dat blijft. Afspraken, werkwijze en kennis komen in je eigen team terecht in plaats van bij een externe partij.
Wanneer uitbesteden wel helpt
Uitbesteden werkt als het probleem capaciteit is en niet het proces. Dat herken je aan een paar dingen:
- Iedereen in je organisatie legt het wervingsproces op dezelfde manier uit. De werkwijze staat, er is simpelweg meer werk dan handen.
- Er is een duidelijke piek. Een groeispurt, een nieuwe vestiging, uitval van een recruiter. Het is tijdelijk en je weet wanneer het voorbij is.
- Je zoekt een profiel dat je zelf niet kunt vinden. Een zeldzame specialisme waarvoor een bureau met een bestaand netwerk sneller is.
In al deze gevallen versterkt externe hulp iets dat al werkt. Dat is waar uitbesteden voor bedoeld is.
Kort samengevat
Uitbesteden lost een capaciteitsprobleem op, geen procesprobleem. Staat je proces, dan is externe hulp een goede keuze. Loopt het proces zelf vast, dan koop je met uitbesteden alleen lucht, en vertrekt de kennis zodra het contract afloopt.
Wanneer uitbesteden niet helpt
De meeste teleurstellingen over uitbesteden ontstaan als het probleem eigenlijk in het proces zit. Vacatures die maanden openstaan, kandidaten die afhaken na het tweede gesprek, hiring managers die niet terugbellen.
Een externe partij lost dat niet op. Die kan meer kandidaten aanleveren, maar als de vertraging in je eigen besluitvorming zit, haken die kandidaten net zo goed af. Je betaalt dan voor meer instroom in een lekkende trechter.
Het tweede risico is stiller. Alles wat de externe partij leert over jullie markt, jullie kandidaten en wat wel en niet werkt, zit in hoofden die weggaan zodra het contract eindigt. Na een jaar uitbesteden sta je dan waar je stond, met een hogere rekening.
De eerlijke vraag is daarom niet of je wilt uitbesteden, maar wat er moet overblijven als het stopt.
Loopt je proces vast, dan is procesoptimalisatie de eerste stap. Daarna wordt uitbesteden pas echt effectief.
Vijf vragen voor je kiest
Welke vorm je ook overweegt, deze vragen helpen je de juiste keuze te maken:
- Is ons probleem capaciteit of proces? Vraag drie mensen het proces uit te leggen. Loopt de uitleg uiteen, dan is het een procesprobleem.
- Wat gebeurt er met de kennis als de samenwerking stopt? Blijft de werkwijze in je team, of vertrekt die mee?
- Wat zit er precies in het tarief? En wat kost het als de samenwerking langer duurt dan gepland?
- Wie blijft eigenaar van het proces? Wie beslist over kandidaten, ook als een externe partij het werk doet?
- Hoe ziet de laatste maand van de samenwerking eruit? Is er een overdracht, of stopt het gewoon?
Zijn die antwoorden helder, dan is uitbesteden een bewuste keuze in plaats van een noodgreep. En dan maakt het veel minder uit welke vorm je kiest.
Wil je weten hoe flexibele inzet er in de praktijk uitziet, lees dan verder over een interim recruitment specialist.
Veelgestelde vragen
Verder lezen
Twijfel je of je recruitment moet uitbesteden of eerst het proces moet aanpakken? In de quickscan zie je in tien vragen waar jullie organisatie nu staat.
Doe de quickscan