Hiring bepaalt je groeisnelheid. Dit is hoe je het weer in handen krijgt.
Je weet dat het beter moet. Vacatures staan te lang open, goede mensen haken af en het vraagt meer van jou dan het zou moeten. Het Hiring Operating Model™ lost dat op, niet met meer mensen, maar door het systeem opnieuw in te richten.
Ik zag dit patroon bij tientallen scale-ups. Het systeem dat werkte bij veertig mensen begint te wrijven bij honderd. Niet omdat het team het verkeerd doet. Maar omdat het proces nooit opnieuw is ontworpen voor de fase waar de organisatie nu in zit. Dat is het moment waarop jij als Head of People of COO steeds vaker wordt gevraagd om beslissingen die eigenlijk al eerder in het proces genomen hadden moeten zijn.
Wat het je nu kost
Elke maand dat het systeem niet klopt, kost het je iets concreets. Een senior rol die te lang open staat betekent dat het team het opvangt en dat kost productiviteit. Kandidaten haken af omdat het proces te traag gaat. En MT-uren gaan op aan het doorhakken van knopen die veel eerder in het proces genomen hadden moeten worden.
Dit is geen capaciteitsvraag. Het is een ontwerpvraag.
Wat herontwerp oplevert.
Een technologiegedreven scale-up met ongeveer 150 medewerkers en meer dan twintig openstaande vacatures. Niemand wist meer wie de knoop doorhakte. De cijfers waren er wel, maar niemand deed er iets mee. Het MT werd bij elke eindbeslissing betrokken. Doorlooptijden waren structureel onvoorspelbaar.
Iedereen wist wat zijn rol was. KPI's waren gekoppeld aan de businessplanning. Het MT kon zich weer bezighouden met waar het over moest gaan. Het hiringtempo werd voorspelbaar.
Wat werkte bij veertig medewerkers werkt niet automatisch bij honderdveertig.
Wat er voor jou verandert als het systeem klopt
Je hoeft niet meer elke week te vragen hoe het staat met een openstaande rol. Je wordt niet meer verrast door een kandidaat die is afgehaakt terwijl niemand wist waarom. En je MT-agenda gaat niet langer voor een groot deel op aan gesprekken over wie nu eigenlijk de knoop doorhakt.
Je weet hoe het ervoor staat
Geen verrassingen meer. Je ziet in één oogopslag hoe het hiring-systeem draait zonder zelf in de operatie te hoeven duiken.
Je kunt vooruitplannen
Hiring wordt onderdeel van je businessplanning in plaats van iets wat je steeds opnieuw bijstuurt als het al te laat is.
Het werkt ook zonder jou erbij
Het systeem draait op afspraken en structuur, niet op individuen die toevallig weten hoe het gaat. Ook als er nieuwe mensen bijkomen.
Niet door het team uit te breiden.
Door het systeem opnieuw te ontwerpen.
Hoe het traject eruitziet.
Diagnose
We brengen in kaart waar het nu misgaat: welke vacatures vastlopen, wie beslissingen neemt en wie niet, en waar de meeste tijd verloren gaat. Geen vragenlijst, maar gesprekken met de mensen die het proces dagelijks gebruiken.
Besluitvorming en governance
We leggen vast wie waarover beslist. Wie een vacature goedkeurt, wie een kandidaat afwijst, wie ingrijpt als het vastloopt. Geen extra laag overleg, maar duidelijkheid over wie het voor het zeggen heeft.
KPI-architectuur
We bepalen welke cijfers er echt toe doen, zoals hoe lang elke stap duurt en waar kandidaten afhaken, en hoe je dat bijhoudt zonder dat het een lijst wordt die niemand meer opent.
Implementatie
We zetten het nieuwe proces daadwerkelijk neer, samen met het team. Uitleggen, laten wennen, bijsturen waar nodig. Pas als het blijft draaien zonder dat ik er nog bij hoef te zijn, is deze fase klaar.
Doorlooptijd: 8 tot 12 weken.
Het resultaat is geen rapport. Het is een werkend systeem.
Waar start je?
Voor wie eerst wil weten waar het precies wringt. In twee weken breng ik scherp in kaart of jullie hiring-systeem nog past bij de huidige groeifase. Waar beslissingen structureel te laat worden genomen. Of iedereen weet wat zijn rol is. Of het proces het de komende twaalf maanden aankan.
Je weet daarna precies wat de logische eerste stap is.
Volledige diagnose van het huidige systeem, ontwerp van het nieuwe model en een concreet implementatieplan. Looptijd 8 tot 12 weken. Ook zinvol als je daarna zelf verdergaat.
Hoe ik werk.
Ik werk samen met het team, de hiring managers en het MT. Analyse en ontwerp zijn het startpunt, implementatie is het doel. Jullie kiezen hoe ver we samen gaan: zelf uitvoeren op basis van het ontwerp, begeleiding tijdens de implementatie of een volledig traject van diagnose tot borging.
Afhankelijk van het traject werk ik samen met gespecialiseerde partners. Zo zorg ik dat altijd de juiste expertise aan tafel zit.
De structuren die we bouwen werken ook nadat ik er niet meer bij ben. Niet als belofte, maar als voorwaarde waaronder ik werk.
Wat dit vraagt
Dit traject vraagt betrokkenheid van het MT of de Head of People. Niet als toeschouwer maar als sparringpartner. De mensen die besluiten nemen moeten erbij zijn, want we herontwerpen hoe zij werken.
Je weet al dat het anders moet. Dit is hoe je dat aanpakt.
De meeste Heads of People en COO's die ik spreek weten al een tijdje dat het systeem niet meer past bij de fase waar de organisatie in zit. Het goede moment om het aan te pakken is er nooit vanzelf. In een eerste gesprek kijken we samen waar het vastloopt en wat de logische eerste stap is. Je gaat weg met een concreet beeld, ongeacht wat je daarna besluit.