Recruitment opschalen zonder extra vaste recruiters
Wanneer de vacaturelijst groter wordt dan de tijd die je ervoor hebt, is de eerste reactie voorspelbaar. Meer handen. Een recruiter in dienst, een bureau erbij, of software die het werk moet overnemen.
Ik heb dat patroon twintig jaar zien herhalen. De pogingen die werkten, hadden bijna altijd iets anders eerst gedaan.
Meer handen lijkt de oplossing, maar is zelden het beginpunt
"Te weinig tijd voor recruitment" kan twee dingen betekenen. Er is structureel meer werk dan mensen. Of hetzelfde werk kost meer tijd dan het zou hoeven.
Het tweede is bijna altijd het geval. Vacatures die opnieuw opengaan omdat het profiel halverwege bijgesteld is. Kandidaten die weken wachten op feedback en afhaken. Hiring managers die drie keer gebeld moeten worden voor één besluit. Elke recruiter die het net even anders doet, omdat niemand het heeft vastgelegd.
Dat soort vertraging is onzichtbaar in een planning. Het voelt als te weinig handen, terwijl het te veel vertraging in het proces is.
Voordat je capaciteit toevoegt, is de vraag waarom het team dat je hebt er zo lang over doet.
Waarom meer mensen het vaak duurder maakt
Meer mensen betekent meer afstemming. Iedere recruiter richt zijn of haar werkwijze zelf in. Hiring managers passen zich aan de persoon aan, niet aan een proces. Overdracht wordt een dagtaak.
En na drie maanden staat er dan een vraag die bijna nooit gesteld wordt: wat is er dan over? Is er een werkwijze die het team zelf kan voortzetten, of begint het team weer van voren af aan?
Capaciteit die niet in een vast proces zit, vertrekt met de persoon mee.
Daarmee is extra capaciteit niet per definitie verkeerd. Het is alleen zelden de eerste zet. Wie begint met mensen, betaalt later voor structuur. Wie begint met structuur, krijgt mensen die meteen werken.
Drie dingen die eerst moeten kloppen
1. Vaste afspraken over wie beslist
Wie geeft feedback op een shortlist? Wie beslist dat een kandidaat doorgaat? Wie doet het aanbod?
Die vragen klinken triviaal. In de praktijk liggen ze zelden vast, en daar ontstaat de duurste vertraging in het proces: wachttijd. Niet bij sourcing, bij besluiten.
2. Eén werkwijze, geen twaalf varianten
Elke vacature krijgt zijn eigen uitzonderingen. Een extra gesprek omdat het snel moet, een aangepast criterium omdat een hiring manager de functie beter denkt te kennen, een informele route omdat iemand toevallig iemand kent.
Flexibiliteit is waardevol, maar zonder vaste basis wordt het inconsistentie. Kandidaten merken dat direct, en je kunt het niet meer vergelijken.
3. Inzicht in waar het vastloopt
De meeste organisaties weten hoeveel vacatures er openstaan. Lang niet allemaal weten hoeveel dagen een kandidaat gemiddeld wacht tussen twee stappen, of waar in het proces het meeste verlies optreedt.
Zonder dat inzicht is de keuze voor extra capaciteit een gok. Je weet dan niet of je meer mensen nodig hebt, of dat het oplossen van één knelpunt genoeg is.
Kort samengevat
Opschalen zonder extra vaste recruiters lukt niet door minder mensen in te zetten, maar door minder vertraging in het proces. Besluitvorming, werkwijze en inzicht zijn de drie punten die dat bepalen. Daarna is capaciteit een keuze die je flexibel kunt maken.
Flexibel opschalen zonder extra vaste recruiters
Zodra die drie punten helder zijn, wordt extra capaciteit een eenvoudige keuze in plaats van een lastige beslissing. Dan hoef je niet iemand vast in dienst te nemen om meer te kunnen werven.
Een interim recruitment specialist pakt een piek op, vult uitval op, of draait mee tijdens een periode waarin je eerst wilt zien hoe het proces werkt. Een vaste functie komt later, als die er echt is. Soms blijkt die overbodig.
Het verschil met die eerste reactie zit in de volgorde. Eerst het proces, dan de capaciteit. Dan versterkt extra capaciteit iets dat werkt, in plaats van een probleem toe te dekken.
En wat er achterblijft telt net zo hard als wat er binnenkomt.
Hoe je dat praktisch invult, staat op de pagina over flexibele inzet. Het model dat daarachter staat, beschrijf ik in het Hiring Operating Model.
Wat je zelf deze week kunt checken
Vier checks die je zonder overleg kunt doen. Ze zeggen meer dan een capaciteitsplan.
- Vraag drie mensen in je organisatie het recruitmentproces uit te leggen. Loopt de uitleg uiteen, dan staat de werkwijze niet helder.
- Pak de laatste vijf ingevulde vacatures erbij. Hoeveel gesprekken waren er nodig, en waar zaten de wachtdagen?
- Check wie er op dit moment beslist of een kandidaat doorgaat. Staat die naam niet vast, dan is dat je eerste verbeterpunt.
- Tel op hoeveel uren per week er nu in recruitment zitten en vergelijk dat met wat de volgende groeifase vraagt. Dan zie je of je meer mensen nodig hebt, of meer helderheid.
Kom je tot de conclusie dat het proces staat en het volume simpelweg te groot is, dan is extra capaciteit de juiste keuze. Doe dat dan zo dat er iets achterblijft.
Veelgestelde vragen
Verder lezen
Twijfel je of je extra capaciteit nodig hebt of een ander proces? In de quickscan zie je in tien vragen waar jullie organisatie nu staat.
Doe de quickscan