Het perfecte sollicitatiegesprek: hoe je het gesprek efficiënt verdeelt

Het sollicitatieproces is een belangrijk onderdeel van het werving- en selectieproces voor een bedrijf. Een kandidaat moet tijdens een sollicitatiegesprek in contact komen met verschillende gesprekspartners, zoals recruiters die gericht zijn op het functieprofiel, managers die kijken naar competenties en toekomstige collega's die bepalen of er een goede fit zal zijn in het team. Helaas blijkt in de praktijk dat deze verschillende rollen vaak dezelfde vragen stellen en dezelfde informatie delen. In dit artikel zullen we onderzoeken hoe we de efficiëntie en effectiviteit van het sollicitatiegesprek kunnen verbeteren door een gerichter gebruik van de verschillende gesprekspartners.

Ik laat in dit artikel graag zien hoe essentieel de specifieke rolverdeling tijdens een sollicitatiegesprek is en hoe je dit praktisch kunt aanpakken voor komende gesprekken met kandidaten om de overall candidate experience te verbeteren.

Niet voor niets zijn er verschillende gesprekspartners

De voornaamste redenen om verschillende gesprekspartners in te zetten bij een sollicitatiegesprek is om een goed beeld van de kandidaat te krijgen en om de kandidaat een goed beeld over het bedrijf, team en de functie te geven. Elke gesprekspartner heeft een specialiteit en kennis over (een deel van) de organisatie en de functie en kan dit goed delen met de kandidaat. Tegelijk kan elke gesprekspartner zijn of haar kennis gebruiken om de kandidaat te bevragen en te toetsen gedurende het gesprek. Klinkt als een win-win toch?

De belangrijkste gesprekspartners

Tijdens het sollicitatiegesprek of gesprekken moeten naar mijn mening de volgende rollen aan tafel zitten: de recruiter van de functie, de manager van het team en het liefst ook iemand uit het team. Hierdoor kun je als organisatie een zo breed mogelijk beeld krijgen en geven in een gesprek. Vaak zie je dat er ook nog iemand van HR aansluit, maar persoonlijk zie ik hier de toegevoegde waarde niet van in aangezien het de taak is van de recruyiter om de juiste informatie over te brengen mbt arbeidsvoorwaarden e.d.  

Verdeel het gesprek

Laat ik vooropstellen dat ik geen voorstander ben van iedereen in één gesprek. Ervaring leert dat dit voor de kandidaat te intimiderend en chaotisch kan zijn. Ongeacht of je kiest voor één gesprek of meerdere gesprekken, is mijn advies om de rollen als volgt te verdelen:

De recruiter voert meestal en bij voorkeur het eerste gesprek, vaak ook wel de talent screen genoemd. In zijn of haar rol kijkt de recruiter naar de algemene fit en harde eisen. Denk hierbij aan zaken zoals ervaring, arbeidsvoorwaarden en cultural fit. Bij cultural fit kijkt de recruiter naar de fit bij de organisatie. Is dit een persoon die bij de organisatie past of niet. In het gesprek gaat de recruiter (vaak) nog niet al te diep in op competenties en team fit. Wel is het van belang om een goed beeld te krijgen en deze over te kunnen brengen naar de andere gesprekpartners. Ik maak zelf graag gebruik van een scorecard waar ik notities, pro’s en con’s op noteer. 

De recruiter vertelt de kandidaat meer over de organisatie, functie en het team. Zo krijgt de kandidaat een (algemeen) beeld over de rol en de organisatie. In de praktijk zie je ook dat de recruiter degene is die de functie “verkoopt” aan de kandidaat en ervoor zorgt dat de kandidaat meteen een goede eerste ervaring heeft met de organisatie. Als recruiter ben je ten slotte het visitekaartje van de organisatie.

De manager kijkt in een gesprek veel meer naar competenties, ervaring en job fit. In zijn of haar rol is het van belang om meer de diepte in te gaan en te achterhalen of dit de juiste kandidaat is voor de rol. ‘Zal deze kandidaat succesvol worden binnen de organisatie en functie?’ Er wordt gekeken naar voorgaande functies, doelen, successen en obstakels. De manager kan hierdoor een goede inschatting maken van hoe succesvol een kandidaat zal zijn binnen de functie. De manager kijkt over het algemeen meer naar de strategische kant in plaats van de operationele kant.

De kandidaat krijgt zo een goed beeld van wat de rol inhoudt en welke verwachtingen er liggen. Ook is het belangrijk om de kandidaat voldoende gelegenheid te geven om vragen te stellen. 

Het teamlid kan bekijken of er een match is voor zowel de rol als voor het team. Wat betreft de rol is het belangrijk om met de manager af te stemmen wie waarop de focus legt tijdens het sollicitatiegesprek, om herhaling te voorkomen. Vaak zie je dat een teamlid kijkt naar de operationele zaken binnen de rol, zoals projecten en zaken die niet goed zijn verlopen (en hoe hiermee omgegaan is). Aangezien de kandidaat onderdeel wordt van het team en mogelijk rechtstreeks met het teamlid zal werken is het van belang om te kijken of de kandidaat een goede aanvulling is op dit team. Een aantal vragen die een teamlid zichzelf zal stellen zijn: ‘Kan ik van deze persoon leren?’ ‘Zal het team op een hoger niveau komen door deze kandidaat?’ Maar ook: ‘Is dit een fijn persoon om mee te werken?’  

In dit gesprek krijgt de kandidaat een goed beeld over het team en komt hij of zij meer te weten over operationele zaken, zoals hoe een dag eruitziet en wat de rol nu écht inhoudt in de praktijk.

Wat nog meer

Een paar zaken die ik belangrijk vind bij bovenstaande rolverdeling voor het sollicitatiegesprek:

• Zorg dat iedereen op de hoogte is van zijn of haar rol, de focus en het soort vragen die er gesteld worden. Voorkom dus dat de kandidaat dezelfde vragen krijgt.

• Train of begeleid de gesprekpartners. Niet iedereen is recruiter en gewend om sollicitatiegesprekken te voeren.

• Ga na afloop met elkaar om (de digitale) tafel om kandidaten te bespreken.

• Maak notities! Hoe goed je geheugen ook is, je kunt essentiële zaken vergeten.

Een goede verdeling van rollen binnen een sollicitatiegesprek is dus van essentieel belang voor zowel de organisatie als de kandidaat. Bedenk goed dat als een kandidaat weggaat zonder een helder beeld te hebben gekregen over de rol, organisatie en het team, de kans groot is dat dit ten koste gaat van de volledige candidate experience.